El e-mail es el principal método de comunicación entre empresas. Por lo que, es obvio que gestionar correctamente la bandeja de entrada, nos permite ser más eficientes y productivos. Nos hemos propuesto aplicar el método “Inbox zero” y tratar de reducir la cantidad de tiempo que dedicamos al correo.

Para obtener una bandeja de recibidos limpia debemos procesar los mensajes mediante 5 acciones:

– Borra o archiva los mensajes sin valor

Si el correo recibido no es necesario o no tiene valor para ti bórralo. Si no tiene relevancia pero crees que puedes necesitar consultarlo en un futuro archivalo. Hazlo desparecer de tu bandeja de entrada pero siempre podrás localizarlo mediante el buscador.

– Delega a otras personas

Si el asunto del correo debe ser tratado por otra persona reenvía y archiva.

– Responde si tardas menos de 2 minutos

Si el correo puede ser respondido o solventado en un par de minutos, no lo dudes, ponte a ello. Tardarás lo mismo que en procesarlo correctamente.

– Aplaza los correos densos

Los correos que requieran más tiempo para ser respondidos deben ser almacenados en una carpeta. Puedes crear una carpeta de “Pendientes”. A lo largo del día en el momento que no interrumpa tu actividad podrás responder estos mensajes.

– Busca tu momento para procesar los pendientes

Cuando tengas tu momento para revisar los pendientes, responde los correos, transforma correos en apuntes en el calendario, tareas en tu tablero, llamadas pendientes… trata de llegar al final de la jornada habiendo procesado todos tus mensajes.

Recuerda que puedes utilizar las diferentes herramientas que los gestores de correo tienen disponibles para agilizar el método:

  • Respuestas o plantillas predefinidas para respuestas cortas o repetitivas.
  • Filtros para separar la bandeja de entrada.
  • Creación de carpetas o etiquetas (no abuses).
  • Darse de baja de todas las newsletters que inundan tu correo.

El objetivo es consumir el menor tiempo posible procesando el correo y que no interrumpa tu actividad. Si no que sea el momento que tú decidas aquel en el que los correos sean respondidos. Recuerda que un correo debe tener respuesta en período máximo de 48h o el interlocutor buscará otra vía.

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